Beenden Sie eine Besprechung nicht ohne diese 3 Dinge zu tun

Wenn eine Sportmannschaft ein Spiel beendet, packt sie in der Regel nicht ihre Ausrüstung zusammen und verlässt sofort das Spielfeld, die Eishalle, den Platz oder die Umkleidekabine. Die Spieler und Trainer nehmen sich ein paar Minuten Zeit für eine Besprechung nach dem Spiel - ein Ritual, das ebenso wichtig ist wie das Aufwärmen vor dem Spiel.

Wir sind der Meinung, dass die Teilnehmer von Geschäftsbesprechungen von der gleichen Übung profitieren können. Eine kurze Nachbesprechung mit den Teilnehmern, bevor sie den Raum verlassen, trägt wesentlich dazu bei, dass die Veranstaltung ihr Ziel erreicht hat und auch künftige Zusammenkünfte erfolgreich verlaufen werden. Im Folgenden finden Sie drei Schritte, die Sie am Ende eines jeden Treffens durchführen sollten, wobei Sie natürlich jede Komponente je nach Situation ein- oder ausschalten können. Sobald Sie dies persönlich getan haben, sollten Sie auch schriftlich nachfassen.

Fassen Sie zusammen, was in der Sitzung beschlossen wurde, wer für die Umsetzung verantwortlich ist, wann die Umsetzung erfolgen soll und wie sie kommuniziert wird. Sie möchten, dass alle Teilnehmer die Sitzung mit demselben Verständnis der getroffenen Vereinbarungen verlassen, so dass die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass jemand die Probleme später wieder aufgreift. Ein Kunde, mit dem wir zusammengearbeitet haben, bereitet sich auf diese Überprüfung am Ende der Sitzung vor, indem er die getroffenen Entscheidungen auf einem Flipchart notiert, damit nichts vergessen oder übersehen wird. Er notiert auch die Aktionspunkte, einschließlich der Verantwortlichen, des Zeitpunkts und der Art und Weise, wie der Status an die Gruppe zurückgemeldet werden soll.

Angenommen, ein Kollege, der nicht an der Sitzung teilnimmt, fragt einen Teilnehmer: "Was ist passiert?", dann sollte dieser wissen, was er zu sagen hat. Bevor Sie die Sitzung beenden, stellen Sie die Frage an die Gruppe. "Was sind die wichtigsten Dinge, die wir in unserer gemeinsamen Zeit hier erreicht haben?" Während die Gruppe antwortet, halten Sie die wichtigsten Punkte auf einem Flipchart oder einer Tafel fest und fassen Sie sie kurz zusammen. Sobald Sie sich darauf geeinigt haben, was den anderen mitgeteilt werden soll, fragen Sie alle, ob es Teile der Diskussion gibt, die nicht weitergegeben werden sollen. Einige Informationen könnten vertraulich sein; vielleicht sind einige Ideen noch nicht reif für die Weitergabe. Seien Sie hier so genau wie möglich, damit jeder weiß, was tabu ist. Schicken Sie dann so bald wie möglich nach der Sitzung die vereinbarten Gesprächspunkte per E-Mail an alle. Das Ziel dieser Übung besteht nicht darin, den Teilnehmern ein Skript zum Ablesen zu geben. Es geht vielmehr darum, die wichtigsten Botschaften zu vermitteln und festzulegen, was sie auf Nachfrage für sich behalten sollten, damit der Rest des Unternehmens ein einheitliches Bild von den Vorgängen erhält. Nach einer kürzlichen Strategiesitzung der 30 wichtigsten Führungskräfte eines großen Technologieunternehmens hat sich die Gruppe beispielsweise auf diese Kommunikationspunkte geeinigt:

• Dies war kein einmaliges Ereignis, sondern der Beginn des Zusammenkommens dieser Gruppe als Senior Leadership Team.
• Wir sprachen über unsere Strategie, die darin besteht, eine Reihe von großartigen Unternehmen in starken Kategorien aufzubauen.
• Wir waren uns einig, dass sich jeder Geschäftsbereich auf sein eigenes Wachstum konzentrieren sollte, aber dort, wo es sinnvoll ist, sollten die Einheiten und Funktionen die besten Praktiken und Fähigkeiten der anderen nutzen. Wir sammelten einige Ideen, wie man dies in Angriff nehmen könnte, und sprachen über Möglichkeiten für Führungskräfte, sich weiterzuentwickeln und neue, grenzüberschreitende Aufgaben zu übernehmen.

Vor allem, wenn Ihre Gruppe regelmäßig zusammenkommt, sollten Sie die Teilnehmer um Feedback zu der Sitzung bitten, solange sie noch frisch im Gedächtnis ist. Dies ist eine oft verpasste Gelegenheit, zu erfahren, was den Teilnehmern gefallen hat und was sie ändern würden. Anstatt eine allgemeine Frage wie "Welches Feedback haben Sie?" zu stellen, die oft ebenso vage und wenig hilfreiche Antworten hervorbringt, unterteilen Sie die Diskussion in "Rosen" (Positives) und "Dornen" (Negatives). Beginnen Sie mit Letzterem. Bitten Sie die Teilnehmer, an alles zu denken, was sie im Zusammenhang mit der Besprechung erhalten oder getan haben, von dem Zeitpunkt an, an dem sie zur Besprechung eingeladen wurden, einschließlich aller Vorab-Lesungen, Vorarbeiten und Aspekte der Besprechung selbst, wie Ort, Zeit, Qualität des Kaffees usw. Fragen Sie dann: "Was könnte verbessert werden?" Vermeiden Sie es, die angesprochenen Vorschläge zu diskutieren, aber stellen Sie Fragen, um das Gesagte zu klären. Wenden Sie sich schließlich den Rosen zu. Fragen Sie die Gruppe: "Was ist gut gelaufen? Was sollten wir in Zukunft auf jeden Fall wieder tun?" Diese letzte Diskussion, die sich an die Zusammenfassung von Entscheidungen, nächsten Schritten und Gesprächspunkten anschließt, hilft Ihnen, die Sitzung mit einer positiven Note zu beenden.

Wenn Sie eine regelmäßige Nachbesprechung nach der Sitzung einführen, die diese drei Elemente in Ihre Sitzungen einbezieht, können Sie Ihrem Team helfen, sein Spiel erheblich zu verbessern.