Offene Aufgaben in E-Mails mit KI erkennen

Zwischen Rückfragen, Zusagen und Informationsmails gehen offene Aufgaben schnell unter. Mit diesem Prompt lässt du deine E-Mails der letzten zwei Wochen prüfen und erhältst eine kompakte Übersicht darüber, was noch zu erledigen ist.

Prompt:

Prüfe meine E-Mails der letzten zwei Wochen und identifiziere alle Aufgaben, Rückfragen, Zusagen und Entscheidungen, die noch offen sind.

Führe für jeden Punkt Folgendes auf:

• Thema
• beteiligte Personen
• kurze Zusammenfassung
• erwartete Aktion und – falls erkennbar – Frist
• empfohlener nächster Schritt: Nachfassen, Bearbeiten, Abwarten, Archivieren oder Löschen

Sortiere die Ergebnisse nach Dringlichkeit. Kennzeichne unklare Fälle und begründe jede Empfehlung kurz. Fasse zusammengehörende E-Mails zu einem Vorgang zusammen und stelle keine Vermutungen als Tatsachen dar.

Gib das Ergebnis als übersichtliche Tabelle aus. Zeige mir nur Empfehlungen und führe keine Aktionen selbstständig aus.

Der Prompt eignet sich für einen KI-Assistenten, der Zugriff auf das eigene Postfach hat. Vor dem Löschen, Weiterleiten oder Beantworten von E-Mails sollten die Vorschläge immer geprüft werden. Besonders bei geschäftlicher Kommunikation sind interne Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben zu beachten.